Como usar RFP ou RFQ para contratar Serviços de TI

Consideradas como ferramentas importantes no processo de seleção de fornecedores, o processo de RFP (Request for Proposal) ou RFQ (Request for a Quotation) podem ser a chave para escolher o fornecedor de Serviço de TI, com a proposta mais aderente as suas necessidades, e no melhor valor.

Uma RFP ou RFQ é pedido de proposta quando uma organização quer comprar ou contratar algo, escolhendo as especificações disponíveis. Este documento é emitido e enviado às empresas previamente selecionadas ou não, para que possam apresentar propostas competitivas.

Veja as diferenças entre RFP e RFQ

RFP (Request for Proposal)

Uma RFP normalmente é usada para serviços ou produtos complexos onde a qualidade, serviço ou o produto final de engenharia serão diferentes, considerando soluções distintas para fornecedores diferentes. Assim cada fornecedor pode responder sua RFP com uma resposta ou solução diferente que um concorrente para sua necessidade de Serviços de TI.

RFQ (Request for a Quotation)

Uma RFQ é usada para receber propostas de peças, mercadorias, serviços simples, sem maiores complexidades ou variáveis que poderiam complicar a necessidade de atendimento ao serviço ou produto final.

Com pouco ou nenhum espaço para diferenciação de resposta para solução de fornecimento do produto ou serviço entre fornecedores. Onde os pontos de negociação poderia incluir prazos de entrega, tempo de atendimento, tempo de solução, etc.

Objetivos de uma RFP ou RFQ

• Obter propostas detalhadas a fim de avaliar a resposta de uma seleção de fornecedores, com objetivo final de satisfazer os interesses e necessidades de serviços de TI de sua empresa.
• Aproveite a natureza competitiva do processo de seleção de fornecedores para negociar o melhor acordo possível.
• Assegurar que os interesses de todas as partes interessadas dentro da sua empresa sejam atendidos e um consenso alcançado.
• Coloca sua empresa no controle de todo o processo de seleção de fornecedores e define as regras de seleção na frente.
• Começa a construção da parceria entre você e o fornecedor adequado desde o início

O que deve conter um documento de RFP ou RFQ 

Tenha em mente que cada documento deverá ser diferente, dependendo do tipo de empresa, produto ou serviço que você esteja procurando. Adequar cada parte do documento deve ser realizado para atender as suas necessidades de negócio.

Normalmente uma RFP ou RFQ devem conter basicamente os seguintes itens:

1. Detalhes para entrega e participação do processo
   Prazos, endereço da sua empresa, pessoa de contato para perguntas e esclarecimentos.
2. Introdução e Sumário Executivo
   Este item deve conter de forma concisa para os potenciais fornecedores, um breve resumo de sua empresa e os requisitos para o seu produto ou serviço de TI. Este item deve ser escrito após a conclusão dos demais itens da Requisição de Proposta (RFP/RFQ).
3. Visão Geral dos Negócios & fundo
   Uma breve descrição de seus negócios, produtos e mercado em que sua empresa atua, ou quer atender.Isso irá ajudar seus fornecedores potenciais entender o que o seu negócio precisa para atender ao mercado, e quais os requisitos que estes potenciais fornecedores precisam preencher para atender a estas necessidades de negócio.Também fornecem importantes informações que irão beneficiar o fornecedor ao responder.

4. Especificações detalhadas
   Esta deve ser o item que demanda maior nível de descrição e detalhamento do documento. Para uma RFP, irá conter as medidas qualitativase requisitos que irão conduzir a decisão de seleção do fornecedor. Para uma RFQ este item devem fornecer as medidas quantitativas que deve estar procurando na resposta do fornecedor. Exemplo critério inclui:

a. Desenhos do produto.
b. Tolerâncias de engenharia.
c. Os níveis de serviço.
d. Gestão de Entrega: Milestones & Timelines.
e. Requisitos técnicos ou de negócios.
f. As funcionalidades do software.
g. Os requisitos de hardware.

5. Pressupostos e restrições
   Considere listar neste item todos os pressupostos e restrições que os potenciais fornecedores precisam estar cientes. Seja franco e abra ao fornecedor estas necessidades, isto pode ajudar na negociação e relacionamento com o futuro fornecedor de serviço de TI. Possíveis tópicos incluem: despesas de viagem, atualização de custos de modificação, direitos de licenciamento, etc.

6. Termos e Condições
   Quaisquer termos e condições do contrato devem ser listados em ordem para o fornecedor, para que o fornecedor possa entregar uma resposta justa e honesta. Podendo incluir: opções de financiamento, duração do contrato, opções de renovação, garantias, penalidades de entrega, níveis de serviço, etc.

7. Critérios de seleção
   O item final deve ser uma visão geral dos critérios de seleção que sua empresa deve usar para tomar sua decisão. Algumas empresas preferem manter essa informação totalmente em confidencialidade, enquanto outras empresas acreditam que isto ajudará aos fornecedores potenciais concentrarem esforços no que é importante para a sua empresa para atender as necessidades de Serviços de TI para seu negócio.

 

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