Como Desenvolver uma Plano de Outsourcing em TI

 

De todas as fases do ciclo de vida de Outsourcing em TI, a fase inicial de planejamento estratégico está entre as mais importantes. Projetos em Outsourcing em TI para pequenas, médias ou ainda grandes empresas geralmente não são planejadas com detalhes e apoiada por estratégias de longo prazo.

Porém o planejamento e estratégia são fundamentais e irá determinar o sucesso global em um plano de Outsourcing em TI.

A fim de alcançar uma sólida e realista estratégia de Outsourcing em TI, uma organização deve ser capaz de analisar todos os aspectos do seu negócio, que muitas vezes torna-se uma tarefa difícil, uma vez que pode exigir várias áreas da empresa para trabalhar em conjunto, possivelmente pela primeira vez.

O processo de definição de estratégia acabará por mudar os papéis de ambos: gestão e colaboradores, e também virá sob grande análise e ponderações. Por isso é vital para garantia de todas as partes interessadas: colaboradores, clientes, parceiros e fornecedores estejam incluídos como pré-requisito um processo de due diligence, que irá definir os componentes Outsourcing em TI de forma que estejam alinhados com o desenvolvimento da estratégia de negócio.

 

1. Determinar os objetivos

As empresas que tenham uma visão clara de seus objetivos estratégicos e táticos antes de entrar em um processo de Outsourcing em TI têm uma chance muito maior de assegurar que os seus fornecedores de outsourcing sejam capazes de cumprir esses objetivos.

Eles também terão a capacidade de comunicar claramente os objetivos para o prestador de serviços e parceiros, usando este processo como base contratual de seu relacionamento.  Podendo é claro também utilizar os objetivos como ferramenta de gestão de modo que ambas as partes sabem os critérios estabelecidos para manter o acordo com foco nos objetivos compactuados.

Embora os objetivos Outsourcing em TI poderão variar de empresa para empresa, os mais importantes são:

• Aumento na capacidade do cliente em se concentrar em questões estratégicas e de entrega de serviços de valor adicionado aos seus clientes;
• Incremento da flexibilidade do cliente para planejar o fluxo de trabalho e concentrar os esforços de gestão;
• Flexibilidade na re-organização do negócio: seja na forma de descentralização, downsizing, redução de custos ou simplesmente um melhor controle de recursos;
• Redução no número de competências não-essenciais que o cliente tem para sustentar, que decorrem em aumento dos custos – sob a forma de maior previsibilidade dos custos e da conversão das despesas gerais e outros custos anteriormente fixos em custos variáveis.
• Redução de custos através de ganhos de eficiência e economias de escala por parte do prestador de serviços.

 

2. Avaliando os Riscos

Um importante elemento no momento em estabelecer uma estratégia Outsourcing em TI é avaliar os riscos potenciais para todas as partes envolvidas.

Cada motivador em estabelecer estratégias de Outsourcing em TI tem seu próprio conjunto de objetivos, no entanto cada um vem com seu próprio conjunto de riscos.

Alguns dos problemas comuns:

• Falha em obter compromisso com a visão do cliente ou da cultura do prestador de serviços;
• A distração de ter que gerenciar o relacionamento com o fornecedor de serviços. Uma organização com seus próprios objetivos e uma cultura diferente;
• A falta de controle e um sentimento de dependência excessiva sobre os prestadores de serviços – o que pode ser particularmente aguda onde existe um único grande fornecedor de serviços e poucos funcionários retidos;
• Sentimento por parte da gestão de pessoal retido que eles têm menos influência sobre o desenvolvimento da estratégia e política estabelecidas, e por parte da equipe técnica escolhida que eles se tornaram menos qualificados na sua área de especialização;
• Despesas imprevistas – serviços que foram assumidos para ser incluídos no pacote do prestador de serviços, porém ainda insistem em aparecer de forma implícitas nas faturas de prestação de serviços;
• Redução de Custos dependente de um elevado nível de investimento de capital em novos projetos por parte do cliente.

 

3. Considerando alternativas

A avaliação inicial de objetivos e riscos também deve incluir o estudo de alternativas ao Outsourcing em TI.

Algumas empresas que buscam terceirizar para atingir seus objetivos de negócio desenvolvem processos internos para concorrer com oferta dos concorrentes, enquanto outras empresas podem buscar benefícios disponíveis a partir de terceirização realizando mudanças nos processos internos, implementando por exemplo um modelo de “padronização” de seus produtos, serviços ou processos.

Porém com a evolução dos processos de Outsourcing em TI normalmente esta solução interna não consegue a plenitude de otimização dos processos de negócio para conquistar os objetivos estabelecidos, existe a necessidade de introduzir novas cultuas e mudanças, com custos maiores quando realizados “em casa”.

 

4. Testando o mercado

Tendo determinado o mapeamento de objetivos necessários com foco em Outsourcing em TI, é prudente testar se esses objetivos e verificando se possíveis e factíveis dentro da realidade do mercado. Para fazer isso as empresas usam consultores para dizer-lhes quais os fornecedores disponíveis, realizar diretamente uma solicitação de proposta ao mercado (Ex.: RFP), ou ainda uma combinação tática dos dois. A abordagem direta geralmente fornece ao cliente oportunidades para testar hipóteses, bem como refinar objetivos e metas a serem conquistas, levando os custos envolvidos.

Um olhar de fora da sua empresa, com um feedback de mercado é importante, tendo em vista que hoje as empresas já consideram a alteração de seus processos internos, para que correspondam a uma solução disponível de mercado, e que atingem seus objetivos de negócio.

 

5. Planejando as mudanças internas

Inevitavelmente qualquer terceirização vai forçar algum grau de mudança interna, portanto a estratégia de Outsourcing em TI tem que ser abrangente em seus detalhes de como essas mudanças internas serão implementadas, e o que as implicações trarão para os processos de negócios da empresa.

O grau de mudança pode ser modesto ou ainda profundo, neste caso envolvem mudanças que são muitas vezes necessitam quebras de paradigmas, onde a mudança interna no cliente exige tanto ou mais planejamento e esforço do que a negociação com o fornecedor de serviços.

Um elemento-chave em qualquer planejamento é uma avaliação do grau de mudança necessária e os recursos necessários para gerenciar essa mudança.

 

6. Compreender o ponto de partida

Qualquer empresa que deseja terceirizar uma função interna precisa entender totalmente esta função, antes de poder sequer considerá-la em um processo de outsourcing.

No mínimo isso significa ter uma ideia clara da extensão e as capacidades da função interna, os serviços que fornecem, as normas a que esses serviços são fornecidos, os recursos, incluindo os funcionários, ativos e contratos que utilizam para produzir os serviços e os seus custos envolvidos para seu funcionamento eficaz.

Montar essa informação muitas vezes pode ser uma das tarefas mais difíceis em projetos de Terceirização, especialmente quando a função interna está amplamente distribuída em toda a organização do cliente.

Esta avaliação é particularmente importante por que condiz com uma visão da forma de tratamento ideal de funcionários, ativos e contratos de terceiros.

 

7. Planejando a aquisição

O levantamento de informações, a determinação de políticas e gestão da transição de funcionários, ativos e contratos de terceiros são componentes necessários de uma estratégia de longo prazo para qualquer empresa que tem como planejamento a assinatura de contrato de Outsourcing em TI.

A fase seguinte que é de Aquisição demanda como necessidade a definição de serviços a serem estabelecidos dentro do processo de Outsourcing em TI e de negociação do futuro contrato, estes itens devem ser considerados na estratégica de forma que a aquisição será gerida e estabelecida seguindo um equilíbrio de recursos internos e externos, com uma definição clara do plano do projeto e orçamento atrelados a este.