Quatro erros comuns ao contratar Outsourcing em Suporte de TI

Hoje não existem dúvidas que a Terceirização é uma ótima maneira de obter serviços profissionais em uma fração do valor de contratar alguém ou um departamento de tempo integral.

A Terceirização é um modelo de negócio interessante porque permite que uma empresa mantenha o foco em suas competências essenciais, enquanto os especialistas podem lidar com as deles.

Serviços em Outsourcing em Suporte de TI tem crescido muito nos últimos dez anos, primeiro entre as grandes empresas e cada vez mais entre empresas de pequeno e médio porte estão descobrindo novas oportunidades e sucesso em Terceirização de seus serviços.

Algumas empresas têm um departamento de TI em tempo integral e utilizam da Terceirização para lidar com projetos específicos, outras empresas já identificaram ganhos significativos e terceirizaram suas funções de TI inteiras, incluindo as questões do dia-a-dia e grandes projetos.

Seja qual for o caso da sua empresa, as chances são boas em recorrer a um parceiro de Outsourcing em Suporte de TI para executar um projeto em algum momento de necessidade para seu negócio.

Porém surgem algumas dúvidas:

Qual as opções que existem para garantir sucesso e um resultado aderente as suas necessidades de negócio?

Qual a decisão correta a ser tomada em relação ao Outsourcing em Suporte de TI para sua empresa?

Como supervisionar o relacionamento da Terceirização?

A informação disponibilizada, ainda que voltado especificamente para a Outsourcing em Suporte de TII , pode ser aplicado a outras relações de Terceirização também?

Quando você está contando com a ajuda de especialistas, é fácil certas suposições e erros, por isso vamos abordar o que são e como evitá-los.

Erro 1: Depois de escolher um provedor de Outsourcing em Suporte de TI , você não precisa mais estar envolvido na gestão (Outsourcing em Suporte de TI).

Como acontece com qualquer departamento que gerencia, o fornecedor de Outsourcing em Suporte de TI  vai precisar de supervisão, bem como a adoção de comunicação clara e consistente. Quando você parar de se envolver com o fornecedor de Outsourcing em Suporte de TI , as expectativas não são claramente comunicadas e os problemas fatalmente irão surgir.

Além disso, sem uma comunicação adequada seus planos estratégicos e de longo prazo não podem serem incluídos no planejamento futuros para investimentos em tecnologia.

A comunicação é uma via de mão dupla. Se você não estiver envolvido na definição de expectativas ou comunicar questões que possam surgir, a comunicação, em última análise, a relação comercial sofre.

Uma comunicação clara é ainda mais importante quando você tem vários fornecedores de tecnologia.

Dica: Tenha um bom fluxo de comunicação contínua entre sua empresa e seus parceiros, de forma que sempre estão abertos a considerar oportunidades de melhoria.

Aqui estão algumas práticas que você pode fazer para garantir uma boa comunicação e gestão adequada antes de começar um relacionamento fornecedor de Outsourcing em Suporte de TI :

1. Designar um ponto de contato da sua empresa para ser o elo de ligação entre o fornecedor de Outsourcing em Suporte de TI e seus funcionários.
2. Estabelecer um plano de curto prazo e outro de longo prazo conectados entre si para sua empresa.Com isso você pode garantir uma “rampa” de evolução no modelo de prestação de serviços em Outsourcing em Suporte de TIdesde o primeiro dia.
3. Garanta que o fornecedor de TI terceirizado tem um sistema para lidar com solicitações de pedidos (ticket), em um serviço de assistência centralizado e sistemático que pode ser pré-priorizado por si ou por pessoa de contato da sua empresa.
4. Esperar que haverá erros e mal-entendidos em ambos os lados, e depois estar disposto e pronto para aplicar soluções adequadas e de forma construtiva.
5. Por fim, solicitar documentação do seu fornecedor de Outsourcing em Suporte de TI  após cada visita, em seguida analisá-lo.Isso ajuda você a avaliar se eles estão cumprindo o que você espera deles.

Erro 2: Supor que não haverá mais desafios ou problemas com seus equipamentos ou sistemas (hardware/software) de tecnologia uma vez que você contratou um provedor de Outsourcing em Suporte de TI.

Muitas empresas têm contratado fornecedores de Outsourcing em Suporte de TI  com a expectativa que não terá mais problemas e que tudo será solucionado automaticamente, como um “passe de mágica”.

No entanto, considere que mesmo terceirizando o Outsourcing em Suporte de TI  com uma empresa com histórico e boa reputação não significa que você não terá mais desafios ou problemas.

Computadores são máquinas. Erros do usuário, falha de hardware, bugs em software e problemas regulares de manutenção são a regra, não a exceção, mesmo para o melhor provedor de Outsourcing em Suporte de TI.

É por isso que as grandes empresas têm departamentos de TI inteiras. Na verdade, inicialmente você pode até ter mais problemas para resolver, em razão de agora ter alguém realmente (parceiro de Outsourcing em Suporte de TI) prestando atenção às suas necessidades e tornando-o consciente delas.

Dica: Prepare-se para os desafios e questões de rotina, em seguida, formule um plano com o fornecedor de Suporte em TI  para resolver estas questões. E sempre considere ser realistas para os fatos.

Obtenha uma compreensão clara do seu provedor de Outsourcing em Suporte de TI  sobre os problemas que terá de enfrentar em primeiro lugar, e descobrir o que é necessário para resolvê-los.

Também ter uma visão de longo prazo de sua necessidade de tecnologia irá aliviar muitas das “decepções”. Exemplo: uma estratégia a considerar é ter um plano de substituição do parque de computadores periodicamente, levando em consideração o tempo de uso e obsolescência.

Em termos de redução de custos sempre considere soluções que realmente irão atacar de fato a causa do problema, e não apenas resolver o problema de forma temporária ou paliativa. Uma abordagem mais eficaz em termos de custos pode ser a de substituir totalmente o processo.

Basta lembrar que o fornecedor de Outsourcing em Suporte de TI  está lá para ajudá-lo. “Não elimine o mensageiro só porque é o portador da notícia “ruim”, mesmo porque provavelmente é uma avaliação realista da sua situação.

Erro 3: Supor que o provedor de Outsourcing em Suporte de TI com o menor preço é a melhor escolha.

Ao escolher um provedor de Outsourcing em Suporte de TI, provavelmente você terá que priorizar algumas de várias opções.

Como uma pequena ou média empresa, manter os custos baixos é importante, então poderia estar tentado(a) a se contentar com a proposta de menor valor.

Porém apenas lembre-se: Você recebe o que você paga. Não existe de fato “almoço grátis”.

Se uma empresa entrega uma proposta que é substancialmente menor do que os outros, o mínimo que deve fazer é perguntar o motivo.

Talvez seja por que  seus funcionários não tenham certificações ou treinamentos necessários, este possível fornecedor não tenha uma equipe capacitada ou ferramentas adequadas para assegurar que suas necessidades sejam atendidas em tempo hábil, e que os problemas não tenham um claro endereçamento para a melhor solução, considerando custos e tempo de resposta.

Se este for o caso, você pode acabar gastando (muito) mais no curto e no longo prazo, apenas por levar como prioridade um custo (aparentemente) menor de aquisição de contrato.

Dica: deixe (sempre) a adoção das melhores práticas e valor adicionado orientarem a sua decisão, não apenas o preço o isoladamente.

Procure um fornecedor de Outsourcing em Suporte de TI  que adote as melhores práticas da indústria (normas acordadas), possua certificações que são relevantes para suas necessidades, e uma equipe de apoio com a infraestrutura para lidar com uma variedade de questões dentro daquilo que seu negócio espera, e mais uma vez pense estrategicamente no curto, médio e longo prazo.

Erro # 4: Não considerar provedores que além de atender adequadamente tecnicamente, conseguem comunicar de fato que está ocorrendo.

Fornecedores que não têm a capacidade de se comunicar de forma não-técnica e que não têm uma visão estratégica de longo prazo dos objetivos de negócios da sua empresa irá custar-lhe tempo e dinheiro, além de frustar você e seus funcionários.

Dica: contrate uma empresa de profissionais consultores de TI e não apenas fornecedores que apenas conseguem atuar tecnicamente em um problema.

Acredite ou não, existem provedores de Outsourcing em Suporte de TI que não só entendem de tecnologia, mas pode explicar isso para você em termos claros, e que você possa entender.

Mesmo por que você não gostaria de investir em algo em que você realmente não entende seus alcances, não é mesmo? Certifique-se de encontrar uma empresa que irá fornecer esse equilíbrio.

É importante que os funcionários do provedor de Outsourcing em Suporte de TI  também sejam especialistas em esclarecer soluções para problemas técnicos, em uma linguagem em que todos entendam, bem como consultores que estejam preocupados com as metas e sucesso da sua empresa.

Assim é fundamental que você esteja confortável com o seu provedor de Outsourcing em Suporte de TI, porque é este provedor irá passar um tempo significativo com você e seus funcionários.

Além disso, este mesmo parceiro irá ajudá-lo a tomar decisões estratégicas para investimentos futuros em tecnologia, assim é essencial que haja uma comunicação entre as partes de forma clara e adequada.

Conclusão:

Se você está procurando um fornecedor de Outsourcing em Suporte de TI, pela primeira vez ou está à procura de um novo, existem algumas coisas que você pode fazer agora para evitar os erros no futuro, que muitas empresas infelizmente acabam cometendo.

Se já consegue ver o seu fornecedor ou mais ainda o parceiro de Outsourcing em Suporte de TI como uma extensão da sua própria empresa, você estará em uma boa posição para evitar esses erros comuns.

Como muitos outros serviços profissionais que auxiliam as empresas, o objetivo na procura de um parceiro adequado de Outsourcing em Suporte de TIé encontrar uma empresa com as qualificações adequadas, bem como consiga realmente se entregar em dedicação à sua empresa, e que você tenha garantias e satisfação pelos serviços que estão sendo prestados.

 

 

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