4 coisas que as pequenas empresas precisam saber sobre projetos de TI

Um projeto de TI é um empreendimento com um cronograma definitivo (data de início e fim), durante o qual são atendidas metas e objetivos específicos.

Projetos surgem a todo momento, além da manutenção periódica e preventiva do seu parque tecnológico (computadores, servidores, redes, impressoras, etc), podem surgir também como resultados de problemas detectados durante a própria manutenção regular.

Caso não tenha uma equipe com tempo integral para focar em atender as necessidades dos Projetos de TI, é muito provável que necessite urgentemente o serviço de um fornecer de Serviços em TI.

Então como ter uma estratégia de sucesso para Terceirizar um Projeto de TI?

A princípio terá que focar ao menos em quatro situações básicas antes de começar:

1. Ter visão e objetivo claros para o projeto, procurando especialistas para adicionar valor ao seu projeto

Embora possa fazer você se sentir mais organizado especificando e detalhando um projeto, antes de solicitar propostas de fornecedores de TI, você pode estar perdendo a experiência de quem pode ser capaz de fornecer algumas soluções e opções alternativas para realizar seus objetivos, até mesmo com substancial redução de custos.

Um dos maiores mitos entre empresas de pequeno e médio portes que buscam terceirizar projetos de TI, é que é necessário ter um projeto específico descrito em detalhes antes que eles consideram a Terceirização.

É mais eficaz considerar o fechamento de escopo e valores para propostas de Terceirização à frente, desta forma a estratégia dita o processo que sua empresa e seu parceiro de Terceirização irão se apoiar para formar e implementar uma solução de TI.

Começando com um esboço dos objetivos e o que você gostaria de realizar pode ser o melhor caminho a tomar.

2. Gerenciar as expectativas daqueles que serão afetados pelo projeto.

Mudar nunca é fácil e um novo projeto sempre traz mudanças, isto exigirá que alguns de seus colaboradores tenham que mudar a forma como eles atualmente executam as tarefas associadas a ele.

Assim você precisa manter um plano de comunicação interna adequado: realizar reuniões, enviar boletins por e-mail, comunicados e sessões de dúvidas, etc.

Isto pode parecer um exagero quando você já está imerso no planejamento de um projeto, mas que irá fornecer um nível de conforto que permitirá que os seus funcionários abracem as mudanças mais rapidamente, bem como algumas das transições que o projeto demanda.

Embora na maioria das vezes um processo de acompanhamento após finalização de um projeto de TI esteja em proposta, é essencial também que garanta um processo de Suporte, como possibilidade de treinamento para seus colaboradores.

Para que estes possam fazer perguntas e tenha respostas adequadas e aderentes aos resultados e objetivos a serem conquistados pelo projeto, além do que capacitados para suportar os efeitos de transição. 

3. Selecione um fornecedor em Serviços em TI que tenha com equipe experiente e treinada para Suporte em TI.

O preço é sempre uma consideração quando a terceirização de um projeto de TI, especialmente se você tem uma pequena empresa.

No entanto, não deixe que esta seja a única consideração. É importante conhecer as qualificações e experiência da empresa que você contratou para implementar o projeto.

Além disso é oportuno saber sobre o histórico da empresa trabalhando em projetos semelhantes e verificar suas referências.

4. Criar um contrato específico com o fornecedor de suporte de TI, bem como ter expectativas realistas sobre os custos do seu projeto.

Alinhar com seu fornecedor de Suporte em TI as suas expectativas, objetivos do Projeto de TI em questão, detalhando seu o escopo e indicadores de sucesso, além é claro o(s) prazo(s) de conclusão.

Em implementações de Projeto de TI é relativamente comum ocorrerem “descobertas de coisas” que precisam ser feitas, e a princípio não foram identificadas no detalhamento e especificação do projeto.

Assim é importante saber que eles (problemas) provavelmente vão ocorrer, é assim prudente estar preparado para eles.

E sobre os itens essenciais que são descobertos no meio de um projeto de TI, é preciso tratar de forma simultâneo ou parar o projeto original?

Mesmo que o seu provedor de suporte em TI fez uma pesquisa minuciosa em sua configuração atual de TI antes de começar o projeto, a natureza da tecnologia é que algumas coisas não são encontradas até que um projeto comece.

É importante ter uma compreensão desses itens que estão fora do escopo de um projeto, e estar ciente de que você pode ter que investir mais para resolvê-los.

Além disso, você deve ter um plano por escrito que será usado para lidar com esses itens. Isso irá minimizar a frustração que você pode sentir se acaso um problema que está fora de escopo surgir, além da frustração seu parceiro de TI terá ao ter que explicar-lhe por que certos itens não foram estimados e incluídos na estimativa do projeto original.

Assim considere ter um planejamento adequado junto com seu parceiro de TI para lançar um projeto específico de TI, mitigando as possíveis problemas que poderão surgir, além de prever que caso eles aconteçam o que deve ser feito, para que o projeto consigam garantir e atender as expectativas de sucesso com retorno positivo ao negócio.

 

 

A Lince Soluções em Tecnologia é uma empresa com soluções diferenciadas e personalizadas para a atender as empresas que fornecem serviços em Outsourcing em Suporte de TI. Somos especializados em reparos de equipamentos e módulos, desenvolvemos linhas de staging de produtos e equipamentos que necessitam customizações e atualizações, contamos ainda com parceiros e know-how para reciclagem de equipamentos obsoletos.

Adotamos um perfil de atendimento personalizado com foco nas necessidades dos nossos clientes, líderes em seus segmentos de atuação.

Conheça a Lince Soluções em Tecnologia